pagina|net erfüllt hohe Erwartungen an ein MIS am besten

Die Weibel Druck AG im aargauischen Windisch arbeitet seit Januar 2019 mit dem MIS (Management Information System) der Dortmunder paginaNet GmbH. Im Interview berichtet der Inhaber des 20 Mitarbeiter zählenden Offset- und Digitaldruckbetriebs, Matthias Weibel, warum der Akzidenzbetrieb eine neue Software benötigte, wie diese heute im Druckbetrieb eingesetzt wird und warum die Wahl auf einen deutschen Anbieter fiel.

Herr Weibel, Sie haben zu Beginn des Jahres ein neues Management Information System in Betrieb genommen? Was war der Grund dafür?

Weibel: Wir hatten mehr als 30 Jahre eine Software im Einsatz, die von einem IT-Unternehmen aus der Region speziell für uns und 14 weitere Druckereien konzipiert und entwickelt wurde. In der Anwendung fanden sich bereits viele Funktionen, die auch neue Systeme dieser Art bieten, also zum Beispiel Kalkulation, Platzkostenrechnung und Produktionsplanung. Das Problem war, dass die Zahl der Nutzer aufgrund von Schließungen und Betriebsübernahmen immer kleiner wurde und der Support des Dienstleisters nicht mehr gewährleistet war. Am Ende waren wir der letzte Anwender der Software. Obwohl wir mit dem Programm eigentlich zufrieden waren und es auch gute Dienste leistete, mussten wir anerkennen, dass es mit dem bestehenden System auf Dauer nicht weitergeht. Vor drei Jahren haben wir dann begonnen, nach einer neuen Software zu schauen.

Wie sind Sie bei dieser Suche vorgegangen?

Weibel: Ich denke, wie jedes andere Unternehmen auch. Wir haben über fast drei Jahre den Markt intensiv sondiert, uns Informationen von den Anbietern schicken lassen und Präsentationen angeschaut. Berichte in der Presse haben uns bei der Orientierung zudem geholfen. Wichtig war für uns aber auch die Meinung aus der Praxis, konkret von befreundeten Druckern. Wir haben bei diesen gezielt gefragt, welche Software-Lösungen sie einsetzen beziehungsweise empfehlen können. Am Ende waren drei Systeme in der näheren Auswahl, die wir noch genauer angeschaut und bewertet haben. Das beste Preis-Leistungsverhältnis hatte unserer Meinung nach am Ende pagina|net.

Könnten Sie etwas genauer beschreiben, was Ihnen an den einzelnen Systemen besonders wichtig war?

Weibel: Da wir sehr lange mit einer sehr guten Software und vielen Funktionen gearbeitet haben, waren unser Wissen, aber auch unsere Erwartungen an die neue Lösung natürlich sehr hoch. Wir wollten ein System, dass mindestens alle Funktionen der bisherigen Anwendung enthielt, also Kalkulation, Rechnungswesen und PPS mitbringt, am besten aber auch Möglichkeiten im Bereich der digitalen Betriebsdatenerfassung bot. Hier hatten wir bislang nur analog gearbeitet. Wichtig waren uns außerdem Schnittstellen zu Anwendungen wie Web2Print sowie Partner in diesem Bereich. Und natürlich der Preis. Dieser musste zu einer Druckerei unserer Größe passen.

Wie Sie schon sagten, haben Sie sich schlussendlich für den Anbieter paginaNet entschieden. Wie sind nun Ihre Erfahrungen?

Weibel: Wir sind mit dem Programm und dem Service von paginaNet sehr zufrieden. Über die Anwendung kalkulieren wir komplett alle Projekte, egal ob im Offset- oder im Digitaldruck. Das Schöne ist, dass uns das System bei Bedarf auch Empfehlungen und Hinweise gibt, in welcher Druckart ein bestimmtes Projekt wirtschaftlicher produziert werden kann. Wichtig ist für unsere Abläufe zudem, dass die kalkulierten Angebote als Vorlage für vergleichbare Produktionen genutzt werden können, wir also nicht jedes Mal aufs Neue beginnen müssen. Gerade in Zeiten, in denen Fachkräfte fehlen, wird es so möglich, auch Mitarbeiter einzusetzen, die nicht so tief in der Materie sind. Wir gehen davon aus, dass innerhalb der nächsten Monate alle Projekte im System kalkuliert wurden und als Vorlage verfügbar sind. Die Erstellung und Versendung von Angeboten geht damit deutlich schneller und einfacher.

Sie sagten, dass Sie im neuen System auch die Plantafel und die Betriebsdatenerfassung im Einsatz haben? Wie werden diese Module bei Ihnen in der Praxis eingesetzt?

Weibel: Stehen Druck-Projekte an, plane ich deren Ablauf komplett mit der Plantafel und stelle die finale Version auf unseren Unternehmens-Server. Die Produktions-Mitarbeiter können sich dann die Datei von dort holen und über mehrere Tablets anzeigen lassen. Um die Abläufe für jeden sichtbar zu machen, findet sich im Drucksaal außerdem ein Rechner plus Großbildschirm, auf dem die Produktionsplanung dargestellt und in Maßen auch von den Mitarbeitern veränderbar ist. Komplett umwerfen können sie die Abläufe allerdings nicht.

Produktionsplanung mit Unterstützung von Tablets und Großbildschirm

Viscom: Und wie läuft es bei der Betriebsdatenerfassung?

Weibel: Über die Endgeräte im Produktionsbereich, also Desktop und Tablets, erfolgt auch die Betriebsdatenerfassung. Die Mitarbeiter loggen sich unter ihrem Namen ein, suchen sich das nächste anstehende Projekt und beginnen die Produktion mit Hilfe des Start-Buttons. Ist der Druck komplett abgeschlossen, wird die Zeiterfassung mit Hilfe des Stopp-Buttons beendet und abgespeichert. Alle Betriebsdaten werden dann an paginaNet überspielt und dem Projekt zur Nachkalkulation zugeordnet. Bevor wir diese Art der Kontrolle hatten, erfassten die Mitarbeiter die Daten auf einem Zettel und gaben diesen später in der Buchhaltung ab. Wir hatten den Eindruck, dass die dabei aufgeschriebenen Daten schon mal zu positiv interpretiert wurden und nicht immer der Realität entsprachen.

Konnten Sie pagina|net im Standard übernehmen oder mussten Individual-Programmierungen vorgenommen werden?

Weibel: Da pagina|net ein Produkt aus Deutschland ist, war das Offertenmanagement und die Rechnungslegung auf die dortigen Vorgaben und Bedingungen ausgerichtet. Die Umstellung auf Schweizer Anforderungen erfolgte durch die Berater jedoch schnell und reibungslos. Geprüft haben wir zudem die Kalkulationsgrundlagen, die im System hinterlegt waren, diese folgten natürlich auch deutschen Verbandsinformationen. Als wir unsere, über Jahre gesammelten, Werte mit diesen verglichen und auf das System übertrugen, stellen wir allerdings fest, dass es gar keine so großen Unterschiede zwischen beiden Ländern gab.

Welche Bedeutung hat das MIS nun für Ihr Unternehmen?

Weibel: Wir müssen heute in der gleichen Zeit und für einen zu früher vergleichbaren Umsatz mehr Druckprojekte kalkulieren und produzieren. Dafür sorgen der Preisverfall und in unserem speziellen Fall auch die Nähe zu deutschen Konkurrenten. Verändert hat sich zudem die Anforderung an die Kalkulationen. Während man früher schon einige Tage Zeit hat, müssen die Angebote heute in 24 bis 36 Stunden beim Kunden sein. Da die größere Produktionsmenge und die Beschleunigung bei der Angebotserstellung nicht zu mehr Stress und Belastung bei den Mitarbeitern führen darf, geht es heute ohne MIS praktisch nicht mehr. Dieses muss für die notwendige Beschleunigung der Abläufe und die Vereinfachung der Administration sorgen. Um noch schneller und besser zu werden, schwebt uns vor, die ganzen Abläufe auf den jdf-Workflow umzustellen und das MIS mit weiteren Anwendungen wie zum Beispiel einem Web2Print-System zu verknüpfen.


Über die Weibel Druck

Die 1973 gegründete Weibel Druck AG beschäftigt rund 20 Mitarbeiter und versteht sich selbst als eine traditionelle Akzidenzdruckerei mit besonderem Spezialwissen im Bereich Folienprägedruck, Personalisierung und 3D-Mailing. Zur Umsetzung der Projekte nutzt das vor allem regional agierende Unternehmen mehrere Digitaldrucksysteme sowie zwei Heidelberger-Offsetdruckmaschinen im Format 50 mal 70. Die Durchschnittsauflage, die darüber umgesetzt und über den angeschlossenen Lettershop auch verbreitet wird, beträgt rund 2500. Nachdem Urs und Anita Weibel-Knupp über 45 Jahre den Betrieb erfolgreich führten, übernahm 2017 der jüngste Sohn, Matthias, das Zepter. Wie schon seine Vorgänger legt er großen Wert auf IT und Digitalisierung, aber auch auf Kommunikation und Mitarbeiterbindung. Wie es im Betrieb heißt, habe es bislang noch nie Schwierigkeiten bereitet, offene Stellen zu besetzen.