Druckerei Bretzler: 20 Prozent effizienter dank pagina|net

Seit Anfang 2023 nutzt die Druckerei A. Bretzler in Emden das MIS-System paginaNet. Die Erfahrungen, die der 15 Mitarbeitende zählende Familienbetrieb seitdem mit der Software sammelt, sind überaus positiv. Durch den konsequenten Einstieg in die digitalen Prozesse laufen die Kalkulation und die Produktionsprozesse um mehr als 20 Prozent effizienter. Dem Betrieb gelingt es damit unter anderem, Preissenkungen im Markt besser zu kompensieren.

Der Blick auf die Unternehmens-Webseite und das empathische Gespräch mit dem Inhaber Martin Bretzler machen deutlich: Die Druckerei A. Bretzler ist ein traditionsreicher, aber gleichzeitig innovativer Betrieb. Das angebotene Leistungsspektrum reicht von Visitenkarten über Bücher, Kataloge, Etiketten, Newsletter bis zu Leporellos. Im Drucksaal stehen parallel Offset- und Digitaldruckmaschinen. Auch die Strategie des 1905 gegründeten Unternehmens folgt dem hergebrachten, aber trotzdem überaus erfolgreichen Muster. Angesprochen und betreut werden unterschiedlich große, regionale Kunden aus dem B2B- als auch dem B2CUmfeld. Inhaber Martin Bretzler: „Unser Mehrwert und der Unterschied zu Online-Druckereien liegt ganz klar in der persönlichen und individuellen Betreuung unserer Kunden.“

Digitale Prozesse
Dass eine solche traditionelle Kundenorientierung auch mit einer der konsequenten Nutzung digitaler Prozesse einhergehen kann, belegt die IT-Ausstattung der Druckerei Bretzler. „Wir haben über die Jahre akkurat darauf geachtet, immer mit der Zeit zu gehen und alle Optionen der Digitalisierung zu nutzen“, so der Inhaber. Folge ist, dass heute in diesem Bereich immer wieder Hilfestellung für Kunden geleistet wird, bis hin zur Programmierung. Die MIS-Software paginaNet, die seit Anfang des Jahres im Unternehmen verwendet wird, passt ebenfalls zur Strategie. Auf einem betriebseigenen Server hinterlegt, ist sie heute die Basis für die gesamte Kalkulation und Administration. Eine Schnittstelle zu DATEV sorgt außerdem für eine vereinfachte Finanzbuchhaltung. In Verbindung mit den bereits umgesetzten Prozessbeschleunigungen an anderer Stelle sorgt die neue Software für eine weitere Optimierung des gesamten administrativen Bereichs.

Kooperationsprojekt
Dass paginaNet und der gleichnamige Dortmunder Dienstleister heute im 1905 gegründeten Unternehmen im Einsatz sind, liegt an einem Kooperationsprojekt. Bretzler: „Ein Partner, mit dem wir vor zwei Jahren zusammengearbeitet haben, hatte paginaNet im Einsatz und war damit sehr zufrieden.“ Vor allem die Vielfalt der mit der Software verbundenen Optionen beeindruckte den Unternehmer. Im Kooperationsbetrieb wurde nicht nur kalkuliert und administriert, sondern darüber erfolgten auch die Produktionsplanung, die Betriebsdatenauswertung und die Einkaufs- und Beschaffungsorganisation. Eine wichtige Rolle spielten zudem die direkte Ansteuerung und Vernetzung der verschiedenen im Einsatz befindlichen Maschinen. „Dass dies alles in Modulen an das Grundsystem anzudocken war, erschien uns sehr sinnvoll. Wir konnten auch als kleines Unternehmen starten und dann nach und nach die Einsatzbereiche erweitern“, so der Unternehmer. Die Erfahrung, die die paginaNet GmbH einbrachte, stimmte zudem positiv. Gerade bei allein agierenden, aber auch bei kooperierenden „Unternehmen mit Zukunftsvisionen“ konnte sie für den entscheidenden Schritt nach vorne sorgen.

Weg von händischen Prozessen
Was aus Sicht des 57-Jährigen aber hauptsächlich für den Einsatz von paginaNet sprach, war die noch konsequentere Nutzung der digitalen Prozesse. „Wir hatten schon vorher ein MIS an Bord, richtig ausgenutzt wurde es von uns aber nicht.“ Das galt besonders für die Kundengewinnung und die Kundenverwaltung, die auf dem persönlichen Kontakt aufsetzte und dadurch vielfach im klassischen Ablauf verblieb. Für die Praxis hieß das: Alle Kontakt- und Auftragsdaten waren im Kopf und im Gedächtnis einiger weniger verankert. Waren diese Personen nicht verfügbar, fehlten schon mal produktionsrelevante Details. „Vieles in unseren Abläufen war so wie in einem Flaschenhals“, erzählt Bretzler. Verbunden damit waren Zeitfresser, Ineffizienzen, Doppelarbeiten. Eine Situation, die sich ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitenden kaum leisten kann. „Um von den geringen Margen leben zu können, muss besonders ein kleines Unternehmen maximal prozessual denken.“ 20 Prozent effizienter Mit der Einführung von paginaNet gehören viele der zuvor fehlenden Einschränkungen der Vergangenheit an. Da alle Kunden- und Produktionsdaten auf einem internen Server hinterlegt sind, kann jeder Berechtigte zu jeder Zeit darauf zugreifen. Nachfragen beim Ansprechpartner sind nur noch in bestimmten Ausnahmesituationen notwendig. Hinzukommt: Da Änderungen, zum Beispiel bei Auslieferungen, direkt im System hinterlegt werden, wissen alle Produktionsbeteiligten direkt und unmittelbar Bescheid. Der frühere Flaschenhals ist verschwunden. Bretzler: „Unsere Vorstufe kommuniziert auf Basis der ständig aktuellen Daten nun direkt mit dem Kunden und spricht die Details der Projekte ab.“ Große Verbesserungen und Beschleunigungen bringt das System auch bei der Kalkulation mit sich. Da mithilfe der Fachleute von PaginaNet nun aktuelle Rechengrundlagen in der Software hinterlegt sind, lassen sich Angebote deutlich schneller, vor allem aber einfacher umsetzen. Die Möglichkeit, vorhandene Angebote zu übernehmen oder Vorschläge vom System zu nutzen, trägt zu dieser Erleichterung bei. „Fasst man alles zusammen“, so Bretzler, „sind unsere Prozesse mit paginaNet um 20 Prozent schneller.“

Einfaches System und schnelle Schulung
Fragt man den Unternehmer nach den Erfahrungen mit der Einführung, ist auch hier die Antwort positiv. Nach nur wenigen Tagen war das System installiert und zur Nutzung bereit. Dass von paginaNet Kalkulationsdaten mitgeliefert und vor der Freischaltung integriert wurden, beschleunigte die Inbetriebnahme deutlich. Auch die Schulung der Nutzer war nach wenigen Tagen vollzogen. „Obwohl das System auch in einer Grundausbaustufe sehr viel leistet, sind die Bedienung und Nutzung einfach und selbsterklärend.“ Man muss kein ITSpezialist sein, um sich damit schnell und sicher zurechtzufinden. Positive Worte findet der Emder Unternehmer schlussendlich auch für den Support. PaginaNet sei schnell und verlässlich erreichbar und helfe schnell und kompetent bei Fragen. Bretzler: „Gerade die Unterstützung durch den Dienstleister war es, die die Nutzung des vorherigen MIS eingeschränkt und behindert hat. Jetzt bekommen wir Fragen innerhalb kurzer Zeit
beantwortet und können weiterarbeiten.“