Standort: Wuppertal
Software: pagina|net
Eine MIS-Einführung zu stoppen und zum Ausgangspunkt zurückzukehren, ist kein leichter Schritt. Dass sich ein solcher „Restart“ aber lohnen kann, erlebt das Druckhaus Schmidt, Ley + Wiegandt GmbH + Co. KG (SLW) gerade. Weil die neue Anwendung für das 60 Mitarbeitende zählende Unternehmen zu überdimensioniert war, kehrte der in Wuppertal und Lünen ansässige Digital- und Offsetdruckbetrieb erfolgreich zu PaginaNet zurück.
Zu erklären, warum bei SLW heute wieder das Programm pagina|net genutzt wird, geht nicht ohne Blick in die Vergangenheit: konkret ins Jahr 2020, als die damalige Ley + Wiegandt GmbH + Co. KG mit der Druckerei Schmidt GmbH zur heutigen Schmidt, Ley + Wiegandt GmbH + Co. KG fusionierte. „Wie bei solchen Verschmelzungsprozessen üblich und notwendig“, erzählt Geschäftsführer Jan Vetter, „haben wir alles auf den Prüfstand gestellt und intensiv überlegt, wie wir die neuen Prozesse im Unternehmen gestalten wollen. Wichtig war, zu entscheiden, welche der bestehenden Strukturen behalten werden sollen, was überarbeitet wird und was komplett wegfällt.“ Dass aufgrund der großen Bedeutung der IT die Frage nach den vorhandenen Management-Informations-Systemen (MIS) mit auf der Agenda stand, versteht sich von selbst. Erst recht, da bei Schmidt in Lünen ein mit einem Druckmaschinenhersteller verknüpftes Programm lief und in Wuppertal seit 2014 pagina|net im Einsatz war.
Unterschiedliche MIS-Strukturen
„Nach zahlreichen Analysen, Gesprächen und Präsentationen“, erläutert Vetter, „haben wir 2021 unsere IT-Strategie festgelegt und das strategische Vorgehen fixiert.“ Die wichtigste Festlegung darin war, dass keines der vorhandenen MIS-Programme auf lange Zeit genutzt und für die Standorte Wuppertal und Lünen eine komplett neue Software gekauft werden sollte. Vereinbart wurde zudem, dass bis zur Inbetriebnahme der neuen Lösung pagina|net auf den Servern verbleiben und für den laufenden Geschäftsbetrieb eingesetzt werden sollte. Hintergrund für diesen Plan war vor allem die strategische Bedeutung für die Geschäftsbereiche Fulfillment und Lagerwesen. Mit dem in pagina|net integrierten Modul Artikelwirtschaft ließen sich zum Beispiel die mehreren zehntausend Artikel der über 100 kundenindividuellen Closed Shops und Lagerabrufportale im Lager administrieren. Zudem gab es Schnittstellen zu ergänzenden Softwarelösungen. Wie man die neue MIS-Lösung in die Unternehmensabläufe integrieren wollte, war zudem im Konzept beschrieben: Die Idee war, die Anwendung Produktsegment für Produktsegment zu befüllen und so die Nutzung nach und nach zu erweitern. „Im Nachhinein“, so Vetter, „war es unser Glück, dass wir nicht die gesamte Umstellung auf einmal vorgenommen haben.“
Modernes Look and Feel
Wie beschlossen, startete nach der Verabschiedung des Konzepts die Suche nach dem neuen MIS und schlussendlich fiel die Entscheidung zugunsten eines etablierten MIS. Vergleichbar mit dem vorhandenen MIS-System in Wuppertal ließen sich damit komplexe Projekte kalkulieren, Aufträge der wirtschaftlich am besten geeigneten Maschine zuordnen und umfangreiche Reports fahren. Für die strategischen Themenbereiche Fulfillment und Lagerlogistik bot das Produkt zudem alles, was erwartet wurde. Vetter: „Was uns vor allem aber begeisterte, war das Look and Feel der Lösung und dass es eine komplette Neu-Entwicklung war.“ Konkret hieß das: Im neuen MIS gab es nicht nur eine riesige Anzahl an bislang nicht vorhandenen Funktionen und Möglichkeiten, sondern auch eine userorientierte Nutzerführung. Zudem waren die Oberflächen moderner als bisher und grafisch neugestaltet. Als die SLW-Verantwortlichen das Projekt starteten, war man sich sicher, mit der neuen Software in die digitalen Prozesse und Bereiche vorzudringen, die man für das künftige Geschäftsmodell und eine erfolgreiche Zukunft brauchte.
MIS sehr komplex
Genau diese Modernität und Leistungsstärke, die sie sich für die Zukunft wünschten, sollten sich am Ende als die relevante Herausforderung erweisen. „Wir mussten sehr schnell feststellen“, erläutert der Geschäftsführer, „dass wir über eine wirklich tolle Lösung mit vielen Möglichkeiten verfügten, diese aber für unsere Anforderungen einfach eine Nummer zu groß war. Wir waren in der DTM unterwegs, nutzten aber ein Formel-1-Fahrzeug.“ Sichtbar wurde das unter anderem an der Bedienung der Anwendung. Während sich druckerfahrene Mitarbeitende den Aufbau von pagina|net und seine Funktionsweise noch sehr gut selbst erschließen können, war dies beim neuen Programm nahezu unmöglich. Um das System nutzen zu können, ging ohne intensive Schulungen gar nichts. Ähnliches galt für die Vielfalt an Optionen, Auswertungsmöglichkeiten und speziellen Features. Vetter: „Je mehr wir uns mit der Software beschäftigten, desto klarer wurde uns: Sie ist für unser Unternehmen hinsichtlich Größe und Einsatzzweck zu überdimensioniert.“
Herausforderung Schnittstellen
Herausforderungen ergaben sich auch an anderen Stellen, zum Beispiel bei den Schnittstellen. Während beim vorherigen Anbieter eine Politik der Offenheit und der Verknüpfbarkeit gefahren wurde, waren beim neuen Anbieter diverse Hürden zu nehmen. Vetter: „Gerade weil wir zahlreiche Satellitensysteme betreiben und gekaufte oder selbstprogrammierte Anwendungen integrieren müssen, stockte das Projekt an der einen oder anderen Stelle. „Leider war es so, dass die Software trotz aller Qualitätskontrolle noch Schwächen und Einschränkungen enthielt, die nach und nach entfernt werden mussten.“ Dass es wenige Erfahrungswerte gab und andere Nutzer ebenfalls in der Umstellungsphase waren, machte das Leben nicht einfacher.
Rückkehr zu PaginaNet
Als im Oktober 2023 die Herausforderungen immer noch nicht kleiner wurden, zogen die Verantwortlichen von SLW schließlich die Reißleine: Das laufende Projekt wurde gestoppt und mit dem Anbieter eine faire Auflösungsvereinbarung getroffen. Parallel dazu starteten Gespräche mit der PaginaNet GmbH, die schlussendlich zu einer Wiederaufnahme der engen Zusammenarbeit führten. Vetter: „Dankenswerterweise machte uns das Unternehmen ein attraktives Angebot, sodass wir rasch zu einer Einigung kamen.“ Enthalten waren darin neben der Weiterführung des beendeten Service-Vertrags auch eine neue Softwarevariante und verschiedene neue Schnittstellen. Neben der Anbindung zur Materialbestellung über PapierPlus zählt dazu auch das Zusatzmodul „ZUGFeRD“, also die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung. Dass es bei PaginaNet in den Bereichen Personal und Kundenbetreuung neue und verbesserte Optionen gab, unterstützte den „Restart“ zudem entscheidend. Im Januar 2024 konnten die gesamte Kalkulation, Auftragsverwaltung und Abrechnung wieder über pagina|net vorgenommen werden. Gleiches gilt für die Beschaffung, welche über das Software-Modul Materialwirtschaft organisiert wird. Vetter: „Bis auf die Plantafel haben wir nun wieder alles im Einsatz, was es im Portfolio von PaginaNet gibt.“
Erfahrungen für andere
Fragt man den Geschäftsführer, was er anderen Unternehmern nach der Erfahrung bezüglich der Softwareauswahl rät, kommen klare Empfehlungen. Die erste lautet: „Eine oder zwei MISPräsentationen reichen für eine Entscheidung einfach nicht aus.“ Besser seien Workshops, in
denen Prozesse gezielt durchgespielt würden. So lasse sich auch erkennen, wie die neue Software aufgebaut sei und wie Prozesse darin abgebildet würden. Vetter: „Hätten wir diesen Prozess durchlaufen, wäre unsere Entscheidung schlussendlich fundierter gefallen. Viel Wert sollte aus Vetters Sicht auch auf die Vertragsgestaltung gelegt werden. Das gelte besonders, wenn es um Lösungen zu möglicherweise später strittigen Punkten gehe. Entscheidend sei außerdem, dass man immer fair und ehrlich miteinander umgehe und eine konstruktive Lösung an erster Stelle stehe.
