Verarbeitung von eRechnungen (ZUGFeRD- oder XRechnung-Format) ab 2025 Pflicht

Die PaginaNet GmbH, Anbieter des gleichnamigen MIS-Programms, hat auf bisher wenig beachtete Neuerungen im kürzlich verabschiedeten Wachstumschancengesetz hingewiesen. Danach sind Unternehmen im inländischen B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, eRechnungen im ZUGFeRD- und im X-Format verarbeiten zu können. Aber auch das Erstellen von Rechnungen könnte für viele Unternehmen bereits ab 2025 ein Thema werden, da PDF-Rechnungen nur noch mit Einwilligung des Empfängers zulässig sind. Um Probleme zu vermeiden, sollten Druckereien schon jetzt prüfen, ob ihre MIS-Programme auf die neuen Vorgaben vorbereitet sind und – wenn nicht – ihre Software anpassen oder wechseln. Sebastian Weyer, Geschäftsführer der PaginaNet GmbH: „Viele unserer Kunden, zum Beispiel die Steffen Media GmbH in Friedland, erstellen schon seit längerem Rechnungen mit den ab 2025 verpflichtenden Formaten.“

Viele Monate und viele Diskussionen waren nötig, am 22.03.2024 wurde es dann aber doch vollbracht: Die Bundesregierung verabschiedete das sogenannte Wachstumschancengesetz und – verbunden damit – weitreichende, zeitlich gestaffelte Neu-Regelungen umsatzsteuerrechtlicher Bestimmungen. Die wichtigsten Veränderungen darin laut Wissensstand am 13. Mai 2024: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im ZUGFeRD- und X-Format garantiert empfangen und verarbeiten können. Parallel dazu ist die Versendung von pdf-Dateien nur noch mit Einwilligung des Empfängers möglich, eine Ablehnung ist grundsätzlich möglich. Ab 2027 können nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro und mit Einwilligung des Empfängers pdf-Dateien als Rechnung versenden. Papierrechnungen sind in den Jahren 2025, 2026 und für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro auch noch im Jahr 2027 zulässig. Ab dem Jahr 2028 sind Papierrechnungen und pdf-Dateien als Rechnungen grundsätzlich nicht mehr möglich. Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze.

ZUGFeRD- und X-Rechnungen

Beim ZUGFeRD-Rechnungsformat – die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland – handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das sowohl ein für Menschen lesbares pdf- sowie ein für Maschinen lesbares XML-Format enthält. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download genutzt werden.

Im Unterschied zum ZUGFeRD-Rechnungsformat hat das XRechnungs-Format keinen für den Menschen lesbaren Teil. Grund dafür ist, dass es nur für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder Bundesbehörden) gedacht ist. Nach vorheriger Registrierung durch den Nutzer wird die Rechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereicht und automatisch auf Fehler geprüft. Im Bedarfsfall erhält das einreichende Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung.

 Nicht alle MIS-Programme sind vorbereitet

Wie man bei PaginaNet in Dortmund betont, sind nicht alle im Markt genutzten MIS-Programme auf die neuen Rechnungs-Formate ausgerichtet. Besonders ältere Systeme täten sich schwer und könnten die Verantwortlichen vor echte Probleme stellen. Anders bei pagina|net. Das Programm verfügt ab Version V27 über zwei separate Module, die es ermöglichen, Rechnungen komfortabel wahlweise im standardisierten Format „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“ auszugeben. Die Erzeugung des Datensatzes erfolgt beim Buchen einer Rechnung in pagina|text und kann direkt im Anschluss versendet werden. Bereits 2022, als die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten des Bundes und der Bundesländer Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg und Saarland verpflichtend wurde, waren die Module verfügbar.

Steffen Media GmbH in Friedland nutzt die elektronische Rechnungsstellung

Eines der Unternehmen, die von dieser Ausstattung profitieren, ist die Steffen Media GmbH in Friedland. Laut eigener Darstellung auf der Homepage ist diese auf analoge und digitale Kommunikationslösungen spezialisiert. Mehr als 1.500 Kunden im DACH-Bereich nutzen Leistungen wie Druck- und Werbeprodukte, Car-Wrapping, Webdesign, App-Entwicklung, Social-Media-Marketing, Grafikdesign und digitale Werbekampagnen. Unter den Kunden befänden sich weltweit agierende Konzerne sowie große und kleine Betriebe aus allen Branchen, staatliche Einrichtungen, Hochschulen und Vereine. Weil man auch für den öffentlichen Sektor, zum Beispiel für Bundesbehörden, aktiv ist, dürfen seit geraumer Zeit nur noch X-Rechnungen versendet werden.