Angebote so schnell wie möglich

Druck- und Weiterverarbeitungsbetriebe mit wenigen Mitarbeitern zeichnen sich in der Regel durch zwei Spezifika aus: Der Chef arbeitet fast immer mit und die Nutzung von spezieller Branchen-Software ist äußerst selten. Auch bei der Buchbinderei Roland Haltiner GmbH – kurz ROHA – im schweizerischen Schaffhausen sah das über 40 Jahre nicht anders aus. Mit der Übernahme des Betriebes durch den Sohn und nach einer umfangreichen Prüfung des Software-Marktes arbeitet der sieben Mitarbeiter zählende Betrieb nun jedoch mit der Buchbinder-Version der deutschen MIS-Software pagina|net. Der Familienbetrieb, der sich auf die Herstellung von Produkten für die Pharma- und Chemiebranche fokussiert, ist der erste Nutzer in der Schweiz.

Im Gespräch mit Patrick Haltiner wird sehr schnell klar: Der kraftvolle, stets freundliche Mann gehört nicht zu den Menschen, die sich so schnell bange machen lassen. Auch wenn es, wie er sagt, in der Schweiz für Medienbetriebe gerade nicht rosig aussehe und seine nur wenige Kilometer von der deutschen Grenze entfernt liegende Firma mit starkem Preisdruck besonders aufgrund der Lohnkosten zu kämpfen habe, gebe es doch genug Chancen, erfolgreich zu werden und zu bleiben. Für Haltiner, der in seinem „kleinen, aber feinen“ Weiterverarbeitungsbetrieb den Slogan „alles was nicht 0815 ist“ propagiert, heißt das: Beenden, was nicht mehr lukrativ ist, die Produkte anbieten, die andere qualitativ nicht leisten können sowie den Betrieb um die Produktgruppen ergänzen, die sich international platzieren lassen. Wichtig ist dem gelernten Industriebuchbinder aber noch etwas. Damit ein Klein-Betrieb vorwärts kommt, so seine Devise, müssen auch alle Chancen und Methoden genutzt werden, um in der Verwaltung und der Administration vorwärtszukommen. „Es macht einfach keinen Sinn mehr“, so der 43-jährige, „dass Kunden- und Auftragsdaten allein beim Chef im Kopf hinterlegt sind und die Kalkulationen mit Papier, Stift und Excel gemacht werden.“ Wenn jeder Mann in der Produktion gebraucht würde, müssten Angebote so schnell wie möglich fertig und der „Papierkrieg“ maximal vereinfacht werden.

pagina|net im Einsatz

Die Strategie im Kopf und mit der notwendigen „hands on-Mentalität“ ausgestattet, begann Haltiner im vergangenen Sommer mit deren Umsetzung. Mehrere Dienstleistungssegmente wurden aus dem Angebot genommen, Besonderheiten wie die Herstellung von buchbinderisch besonders anspruchsvollen Beipackzetteln und Spezial-Informationsblättern verstärkt, die Flexibilität und Kompetenz besonders in der Anpassung von Maschinen hervorgehoben. Zu den wichtigsten Veränderungen gehörte jedoch die Einführung der Buchbinderversion der MIS-Software pagina|net. „Ich habe gesehen“, so Haltiner, „dass uns diese Anwendung einfach gewaltig nach vorne bringt. Zuvor haben wir nur mit Excel und Word gearbeitet. Kalkulationen erstellen, Angebote schreiben, vor allem aber Rechnungen haben so extrem lang gedauert.“ Heute, so der Unternehmer weiter, nehme diese Arbeit deutlich weniger Zeit in Anspruch. „Ich bin sicherlich noch langsam und noch kein Profi im System, doch schon jetzt spare ich mindestens 25 Prozent der Arbeitszeit gegenüber früher ein.“ Wenn die Einarbeitungszeit vorbei sei, werde sich dies noch deutlich steigern.

Viele Vorteile

Ist es auf der einen Seite die Abwicklung, die sich mit der Software deutlich beschleunigt, so bringt der Wissensvorsprung weiteren erheblichen Nutzen für die ROHA GmbH. Da in den Unterlagen in der Regel nur die endgültigen schriftlichen Angebote abgelegt wurden, fehlt zumeist die dahinter stehende Kalkulation. Mit pagina|net gehören diese Herausforderungen nun der Vergangenheit an. Eine Kalkulation geht nun nicht nur deutlich schneller, das genutzte Kalkulationsschemata kann auch jederzeit wieder abgerufen und auf einen vergleichbaren Auftrag übertragen werden – die gesamten vorhandenen Erfahrungswerte bzgl. Tricks und Kniffen eingeschlossen. Haltiner: „Jede unserer Maschine ist nun mit einem eigenen Stundensatz in pagina|net hinterlegt. Steht eine Kalkulation an, nutze ich je nach Zeitabschätzung die gesamte Summe oder nur einen Teilbetrag, ziehe die Werte über eine grafische Oberfläche zusammen und mache am Ende daraus das verbindliche Angebot.“ Ist der Auftrag abgeschlossen, kann über die hinterlegte Datenmenge sowie die bis dato vorhandenen Stundenzettel wiederum die Nachkalkulation erfolgen. Damit verbundener Nutzen für ROHA: Es wird klar, welche Aufträge lukrativ sind, was wiederum die Grundlage für die Zukunftsplanung ist.

Return on invest passt

Dass die ROHA GmbH für alle genannten Aufgaben die Software der deutschen pagina|net GmbH nutzt, hat vor allem mit dem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis der Software, aber auch mit der Flexibilität des Unternehmens zu tun. „Im Unterschied zu den vielen anderen MIS-Programmen, die ich mir angeschaut habe“, erzählt Haltinger, „ist pagina|net super einfach zu bedienen und hat einfach den besten Preis.“ Was für den Schaffhauser Unternehmer darüber hinaus eine Rolle spielte, war die frühere Einbindung der Software in deutsche Druckereiverbände und die Anpassung der Lösung an die Bedingungen eines kleinen Druckweiterverarbeitungsbetriebes. „Die Fachleute aus Deutschland haben die Druckkalkulation und Vorstufe einfach rausgenommen und meine speziellen Anforderungen inklusive Schweizer Bedingungen und Steuersätze eingefügt.“ Die Ermittlung und erstmalige Eingabe der Produktionskosten und Maschinenstundensätze in das System zählte mit zum Service. Sollen diese Werte nun für ein einzelnes Angebot verändert werden, reichen ein Klick mit der Maus sowie eine anschließende Eintragung aus. Der gespeicherte Datensatz, zum Beispiel ein besonderer Preis, wird automatisch in allen relevanten Masken, Ebenen und Datenbanken aktualisiert und entsprechend hinterlegt. Die Rückfragen gehören also der Vergangenheit an.