500 Prozent schneller

Schnellere Abläufe und bessere betriebswirtschaftliche Auswertungen – das waren die größten Wünsche, die die Delmenhorster DruckHaus Rieck GmbH 2011 mit der Einführung der MIS-Software pagina|net verband. Drei Jahre später sind die Erwartungen erfüllt. Prozesse wie die Auftragserfassung, die Abrechnung oder die Zusammenfassung der Produktionszeiten gehen zum Teil bis zu 500 Prozentnbsp;Prozent schneller. Hinzu kommt ein deutlich besserer Überblick über Aufträge und Kundenanforderungen.

1822 als Druckerei gegründet und später um einen Verlag erweitert, gehört das DruckHaus Rieck heute zu den etablierten und profilierten Druckunternehmen im Norden von Deutschland. Mit aktuell rund 65 Mitarbeitern produziert der Betrieb im Dreischicht-Betrieb die komplette Bandbreite an Druckmaterialien, von der Delmenhorster Tageszeitung über Broschüren bis hin zu Beilagen in der Stückzahl 1,5 Millionen. Das Besondere am Unternehmenskonzept: Die gesamte Produktion – auch im Zweigbetrieb in Haldensleben bei Magdeburg – erfolgt ausschließlich auf Rollen-Offsetmaschinen. Die neueste davon wurde in Delmenhorst erst vor wenigen Monaten in Betrieb genommen. Weitere technische Besonderheit an dem Familienunternehmen, das vor allem über Mund-zu-Mund-Propaganda und nicht mit umfangreicher Marketing-Arbeit Kunden gewinnt, ist die Nutzung von Hybrid-Farben, die unter Einfluss von UV–Licht ähnliche Effekte wie lackierte Printprodukte aufweisen. Haupterfolgsfaktor, um die Kunden in ganz Europa zu gewinnen und zu binden, ist nach Aussage von Gerhard Tapken, technischer Leiter, vor allem die Flexibilität und Kurzfristigkeit, mit der auch Großaufträge umgesetzt werden können.

Neue Software notwendig

Gerade diese oftmals innerhalb weniger Stunden veränderte Auftrags- und Produktionsstruktur war es auch, die das Unternehmen 2011 veranlasste, auf ein MIS-System zu setzen. Tapken berichtet: „Wir hatten vor pagina|net über Jahre ein branchenfremdes Warewirtschaftssystem im Einsatz. Mit den gewachsenen Anforderungen an Kalkulation, Auftragsverwaltung und Stammdatenorganisation kam dieses jedoch an seine Grenzen und sorgte eher für Be- denn Entlastung.“ Sichtbar wurde dies unter anderem in der Erstellung und Auswertung von Maschinendaten, bei der optimalen Produktionssteuerung oder auch in der Dokumentenverwaltung. Was die Verantwortlichen in Delmenhorst zudem spürten, waren die Aufwände und Kosten im Bereich der Softwareanpassung und der Updates. Stand eine Erweiterung oder Überarbeitung an, musste dies beim bestehenden Software-Partner einzeln beauftragt und bezahlt werden. Dass diese Weiterentwicklungen aufgrund von Personalengpässen häufig länger dauerten, erschwerte die Lage zudem. Als der Softwareanbieter 2010 schließlich mitteilte, den Service des Warenwirtschaftssystems auslaufen zu lassen, stand für das DruckHaus Rieck fest: Es wird nach einem neuen, diesmal branchenspezifischen System gesucht und die bestehende Anwendung abgelöst.

Verschiedene Anbieter im Test

Was die Suche prägte, waren die spezifischen Prozesse, die sich in einigen Bereichen von denen klassischer Offset-Unternehmen unterscheiden. So erfolgt in Delmenhorst die gesamte Produktionsplanung konsequent auf Basis von detaillierten Jahres-, Wochen- und Tagesplänen, denen dann die einzelnen vorhandenen Aufträge zugeordnet werden. Das heißt: Das Unternehmen ist zwar in der Lage, Aufträge zu schieben, doch im Großen und Ganzen sind die Abläufe über große Strecken vorgeplant. Für die Software, die eingesetzt werden sollte, heißt das wiederum: Sie muss exakt an diese Struktur anzupassen sein und höchste Flexibilität besonders im Bereich der Auftragsverwaltung aufweisen. Tapken: „Wir brauchten eine Anwendung, in der wir ganz kurzfristig noch Parameter ändern, Bedingungen anpassen und Termine verschieben konnten.“ Ganz wichtig war den Verantwortlichen neben der Integration aller Abläufe in einer Oberfläche zudem die schnelle und einfache Erstellung von BAB-Auswertungen und Zahlenwerken. „Während wir zuvor viel mit Excel gearbeitet haben, sollten die Daten nun idealerweise per Knopfdruck erstellbar sein.“ Eine einfach zu bedienende Oberfläche, die nachgewiesene Innovationsfähigkeit zum Beispiel im Zusammenhang mit jdf und ein guter Support ergänzten die Wünsche der Geschäftsleitung.

Entscheidung für pagina|net

Dass die Entscheidung auf pagina|net fiel, hatte schließlich mit einer erhaltenen Empfehlung, vor allem aber mit dem guten Preis-Leistungsverhältnis zu tun. Tapken: „Beim Vergleich der einzelnen Anbieter haben wir festgestellt, dass alle vergleichbare Grundfunktionen bieten und dass die meisten davon stark auf Offsetdruck-Betriebe orientiert sind.“ Für die Planungen beim DruckHausRieck hieß das wiederum: Bei jedem der angebotenen Systeme würden Individualprogrammierungen und Veränderungen notwendig werden. Entscheidend somit: Bei welchem Anbieter ist dies am einfachsten möglich und welche Software bietet das beste Kosten-Nutzen-Prinzip? „Nachdem wir mit einigen Anbietern gesprochen hatten, stand für uns fest, dass pagina|net in diesem Zusammenhang sehr große Flexibilität und Einsatzbereitschaft an den Tag legte und die Implementierung in time und budget zu realisieren war.“ Das vom Unternehmen dargelegte Preis- und Umsetzungskonzept gefiel zudem.

Zufriedenheit

Gut drei Jahre nach der Entscheidung zugunsten von pagina|net ist man mit dieser Entscheidung sehr zufrieden. Zwar sind, auch aufgrund eigener Entscheidungsprozesse, noch nicht alle Abläufe in Gänze umgesetzt, die Wirkungen der neuen Anwendung sind jedoch schon klar zu merken. Da die gesamte Kalkulation, Auftragsverwaltung, Informationen und Abrechnung nun über pagina|net erfolgen, gehen die Abläufe um die Hälfte schneller. „Weil die Auftragsplanung“, erklärt der technischer Leiter, „aufgrund des Marktes noch schwieriger geworden ist und wir nicht selten statt 85 geplanten Aufträgen heute bis zu 150 Aufträge in der Woche abwickeln, hilft uns das MIS-Programm sehr viel weiter. Mit der alten Struktur wäre dies nicht mehr zu planen und umzusetzen gewesen.“ Was dem Unternehmen zudem entgegenkommt, ist der einfache und konsistente Zugriff auf alle relevanten Betriebsdaten. Sowohl alle im Unternehmen erhobenen und über PC eingegebenen Zeit-, Material- und sonstigen relevanten Maschinen-Daten laufen nun in pagina|net zusammen, auch die gesamten Kunden-, Kalkulations- und Abrechnungsdaten sind zentral gespeichert. „Auf Basis der zentralisierten Daten“, so Tapken, „können wir heute schnell und problemlos exakte Auswertungen erstellen.“ Dies umfasst dabei neben den Zeiten auch Verbrauchsgüter oder Logistikdaten. Zufrieden ist man in Delmenhorst zudem wegen des „Prinzips der offenen Schnittstellen“ von pagina|net. Weil es keine Beschränkungen in dieser Hinsicht gibt, sind Programmverknüpfungen einfach möglich, zudem können Daten schnell ausgetauscht werden.

Weiterentwicklung

Und auch was die Zukunft angeht, plant man beim DruckHaus Rieck mit pagina|net. So soll das Programm nun auch auf den Partnerbetrieb in Haldensleben bei Magdeburg übertragen werden, zudem ist die Nutzung von jdf in Aussicht. Ein weiteres Projekt sieht die Anbindung eines Web2Print-Systems vor. Kunden sollen darüber Daten übermitteln und mittels eines Editors auch Gestaltungen vornehmen können. „Aufgrund der engen Partnerschaft mit den Verantwortlichen bei Pagina sind wir sehr sicher, dass wir auch diese Weiterentwicklungen sehr gut hinbekommen“, zeigt sich Tapken überzeugt.

Bild Druckhaus Rieck Gebäude

Außenansicht DruckHaus Rieck GmbH