pagina|net macht Abläufe bei Albert Bauer Print deutlich schneller und einfacher

Die Albert Bauer Print GmbH & Co. KG in Hamburg setzt seit 2016 komplett auf das Management Informations-System (MIS) pagina|net aus Dortmund. Mit der Software, die bis auf wenige Tage Individualprogrammierung vollständig im Standard übernommen werden konnte, wird bei dem Digitaldruckunternehmen kalkuliert, geplant, vor allem aber akkurat kontrolliert. Verschiedene interne Schnittstellen vereinfachen zudem erheblich die Daten-Prozesse mit der Unternehmensmutter, der Albert Bauer Companies.

Wenn André Dose an die Einführung von pagina|net in seinem Unternehmen denkt, kommen dem Betriebsleiter der Hamburger Albert Bauer Print GmbH & Co. KG ganz schnell zwei Gedanken in den Kopf. Der eine handelt von der extrem kurzen, aber erfolgreichen Einführungsphase, die andere von den Erwartungen, die das Unternehmen an die neue betriebswirtschaftliche Software stellte. „Im Spätsommer 2015“, erzählt der 51jährige mit einem Lächeln im Gesicht, „entschied sich unsere Geschäftsführung sehr kurzfristig dafür, die bis dato ins Gesamtunternehmen integrierte Druckerei als GmbH auszugliedern“. Für den Industriemeister Druck und technischen Betriebswirt, der 2009 bei der insgesamt 250 Mitarbeiter zählenden Albert Bauer Companies angefangen hatte, hieß das: Es mussten nicht nur alle internen Abläufe und die Administration innerhalb der Druckerei auf die neue Struktur ausgerichtet werden, die Planung sah auch vor, mit dem ersten Tag der GmbH-Gründung eine neue MI-Software zu nutzen. „Nachdem wir viele Jahre zuvor eine Mischung aus Excel-Kalkulation, Auftragserfassung und CRM-Software nutzten“, so Dose, „war ich natürlich auf der einen Seite echt glücklich, modernste IT in die Kalkulation und die Produktionsplanung zu bekommen, auf der anderen Seite bereitete mir die kurze Auswahlzeit aber auch Sorgen“. Wie, so der Gedanke des Verantwortlichen, sollte es schließlich möglich sein, innerhalb von wenigen Wochen eine Software auszusuchen, die Verträge zu schließen und ein System für Kalkulation, Produktion und Controlling zum Laufen zu bringen?

Hilfe von der Zentral-IT

Dass heute bei dem auf kleinere und hochwertige Digital-Druckaufträge fokussierten Unternehmen große Zufriedenheit mit der gefundenen Lösung herrscht, hatte am Ende mit mehreren Faktoren zu tun. Eine der wichtigsten war dabei sicherlich die gute und konstruktive Zuarbeit mit Niels Kamps, dem IT-Chef des Mutterunternehmens Albert Bauer Companies. Mit mehr als 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich der IT für Marketing und Medien kannte sich der gebürtige Holländer nicht nur extrem gut im Markt aus, sondern wusste auch, wie man die interne Bedarfs- und Zielanalyse in einen rund 250 Fragen umfassenden Abfragebogen an IT-Dienstleister umwandelte. „Am Ende dieser ersten Runde“, so der auch als externer Berater aktive IT-Fachmann, „hatten wir detaillierte Angebote von acht Anbietern, die wir intensiv und nach den Faktoren Bonität, Preis-Leistungsverhältnis, Funktionalität, Vertrauen, aber auch Unabhängigkeit im Markt prüften“. Was zudem eine Rolle spielte, war die Verfügbarkeit und Schnelligkeit, mit der die Lösung eingeführt werden konnte. Nachdem in der zweiten Auswahl-Runde noch Use-Cases zur Bearbeitung übergeben und Präsentationen angeschaut wurden, reduzierte sich die Auswahl auf drei Bewerber und im Oktober 2015 stand schließlich fest: Bei der Albert Bauer Print GmbH & Co. KG, die auch Offset-Aufträge als Print-Broker vermittelt, wird zum Januar 2016 pagina|net eingeführt und von gut einem Dutzend Mitarbeiter allumfassend genutzt.

Umfangreiche Funktionen

Wie richtig diese Entscheidung war, vor allem aber welche positiven Effekte die neue Software auf die kürzlich PSD-rezertifizierte Druckerei hatte, zeigt sich heute: Mit pagina|net wird nicht nur kalkuliert und administriert, sondern auch geplant und kontrolliert. Konkret heißt das: Steht die Berechnung eines Produktionsauftrags an, greift ein Mitarbeiter automatisch auf alle dafür benötigten Kostenstellen plus der damit verbundenen Kalkulationswerte zurück, selbst die Werte aus der Hand- und Tischarbeit sind hinterlegt. Dose: „Die heute genutzten Rechengrundlagen haben wir zwar auf Basis unserer Erfahrungen selbst definiert, die Vorschläge, die uns pagina|net bei der Erstinstallation gemacht hat, waren aber dennoch sehr hilfreich“.

Plantafel und Betriebsdatenerfassung

Ist der vorkalkulierte Produktionsauftrag vollständig im System erfasst und gespeichert, gehen die Details an eine Plantafel weiter, in der die Reihenfolge der Aufträge dokumentiert und nachgehalten werden. „Alle im System hinterlegten Ziffern“, erläutert Dose, „gleichen wir zudem über die Betriebsdatenerfassung innerhalb von pagina|net mit den tatsächlich benötigten Zeiten und Einsätzen ab“. Grundlage hierfür sind Tageszettel, zumeist aber an den Maschinen angebrachte Terminals, die den Start und den Stopp der Produktion dokumentieren. Da die Ergebnisse automatisch auch den internen Profit-Centern Vorstufe, Druck, Verarbeitung und Versand zugeordnet werden, lässt sich am Ende eines vorbestimmten Zeitraums somit exakt sagen, wie effizient gearbeitet wurde und welche Aufträge nicht entsprechend der Vorgabe abgeschlossen wurden, schlussendlich also, wo es Verbesserungsbedarf gibt.

Weitere Schnittstellen

Hilfreich für die schnelle und leistungsstarke Auftragsabwicklung bei der Albert Bauer Print GmbH & Co. KG sind auch zahlreiche Schnittstellen, die mit der Installation von pagina|net in Betrieb genommen wurden. Neben der automatischen Übergabe der Rechnungsdaten an DATEV zählen hierzu die Verbindung zu ClimatePartner, die potenzielle Verknüpfung mit einem Web2Print-System sowie die automatische Implementierung der Lieferanten- Papierpreislisten. Wichtig ist zudem die Verknüpfung mit der zentralen CRM-Datenbank der Unternehmensholding. Kamps: „Jeder Kunde, der von einem Unternehmensteil betreut wird, wird grundsätzlich in der zentralen Datenbank angelegt und bei Bedarf für spezifische Anwendungen, also zum Bespiel pagina|net, freigegeben.“ Vorteil des Verfahrens: Kommt es zu Intercompany-Geschäften, also ein Geschäftsteil beauftragt einen zweiten, sind alle Informationen im Zentral-System verfügbar. Dose: „Mit pagina|net haben wir heute ein optimales System, dass unsere speziellen Anforderungen optimal abdeckt, vor allem aber dafür sorgt, dass es nach der Auftragserfassung kaum noch Rückfragen gibt“ – also genau den zweiten Gedanken, den der Betriebsleiter im Zusammenhang mit der pagina|net-Einführung hatte.

Über die Albert Bauer Print GmbH & Co. KG

„INTEGRIERT, DIGITAL, EFFIZIENT“ – so beginnt die Selbstdarstellung der Albert Bauer Print GmbH & Co. KG im Internet. Wörtlich heißt es weiter: „Digitale Expertise und passgenaue IT-Systeme ermöglichen uns die smarte Integration des Digitaldrucks in Ihre Marketing-, Vertriebs- und Partnerstrukturen. Durch die Vernetzung mit relevanten Geschäftsprozessen wie CRM, Contentmanagement oder Publishing steigern wir nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zielgenauigkeit Ihrer Kundenansprache: personalisiert, lokalisiert, versioniert, regionalisiert – und absolut persönlich“. Eingebettet ist das Unternehmen in die Albert Bauer Companies, einem Verbund von verschiedenen Medienunternehmen und Agenturen, deren Selbstdarstellung lautet: „In unseren Leistungen finden Sie alles, was Sie zur Realisation Ihrer Marketingkommunikation brauchen. Einzeln oder flexibel verzahnt. Entdecken Sie die Zusammenhänge.“ (www.albertbauer.com)

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