Nächste Stufe der E-Rechnungspflicht
E-Rechnungspflicht 2027: Druckereien sollten ihr MIS jetzt prüfen
Ab dem 1. Januar 2027 beginnt die nächste verpflichtende Stufe der E-Rechnungsregelung. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen und versenden. Für Druck- und Medienunternehmen ist deshalb jetzt der richtige Zeitpunkt, die eigene Software- und IT-Struktur zu überprüfen.
Denn schon heute zeigt sich: Wenn keine E-Rechnung vorliegt, können Zahlungen verzögert bearbeitet oder sogar ausgesetzt werden. Entscheidend ist dabei nicht, ob eine Rechnung digital aussieht, sondern ob sie den erforderlichen strukturierten Datensatz enthält.
Mit pagina|net können Anwenderinnen und Anwender bereits seit längerer Zeit Rechnungen wahlweise in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erstellen. Auch eingehende E-Rechnungen (ZUGFeRD) lassen sich mit der MIS-Software verarbeiten.
Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die neue E-Rechnungsregelung. Sie betrifft inländische B2B-Geschäfte, bei denen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Rechnungsempfänger in Deutschland ansässig sind.
Die Einführung erfolgt in mehreren Stufen:
- Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026 dürfen Papier-, PDF-Rechnungen oder andere unstrukturierte elektronische Formate unter bestimmten Voraussetzungen noch versendet werden.
- Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen und versenden.
- Bis Ende 2027 können Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz noch Papier-, PDF-Rechnungen oder andere unstrukturierte Formate verwenden.
- Ab 2028 ist die E-Rechnung grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen verpflichtend.
Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Ausnahmen gelten unter anderem für Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise oder Leistungen von Kleinunternehmern. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen allerdings empfangen können. Auch bestimmte EDI-Verfahren können noch bis Ende 2027 weiterlaufen, sofern sie die Anforderungen noch nicht vollständig erfüllen.
Warum falsche Rechnungsformate zum Problem werden können
Eine einfache PDF-Rechnung reicht künftig in vielen Fällen nicht mehr aus. Für die E-Rechnung ist der strukturierte, maschinenlesbare Datensatz entscheidend. Wird trotz bestehender Pflicht weiterhin eine falsche oder unstrukturierte Rechnung versendet, kann das steuerliche Folgen haben.
„Ist eine E-Rechnung verpflichtend, es wird aber weiterhin eine falsche oder unstrukturierte Rechnung versendet, ist diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das Bundesfinanzministerium hat seine Verwaltungsauffassung hierzu zuletzt im Oktober 2025 aktualisiert“, erklärt Sebastian Weyer, Geschäftsführer der PaginaNet GmbH.
Hinzu kommt ein praktisches Risiko: Größere Unternehmen verlangen bereits heute zunehmend strukturierte Rechnungsformate. Wenn diese nicht geliefert werden, kann sich die Bearbeitung von Rechnungen verzögern. Auch Zahlungseingänge können dadurch später erfolgen.
Relevant ist außerdem die Archivierung. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss im Originalzustand umsatzsteuerlich acht Jahre lang aufbewahrt werden. Ein ausgedrucktes PDF oder ein Screenshot reichen dafür nicht aus.
XRechnung und ZUGFeRD direkt im MIS erstellen
Für Druckereien ist deshalb entscheidend, ob die vorhandene MIS-Software E-Rechnungen zuverlässig erzeugen und verarbeiten kann. Dabei geht es nicht darum, dass eine Rechnung optisch wie ein PDF aussieht. Entscheidend ist, dass der strukturierte Datensatz vollständig und korrekt ist.
Mit pagina|net lassen sich Rechnungen wahlweise als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen. Damit können unterschiedliche Anforderungen von Behörden, Geschäftskunden und weiteren Rechnungsempfängern abgebildet werden. Gleichzeitig lassen sich auch eingehende E-Rechnungen mit pagina|net verarbeiten.
Gerade für Druckunternehmen, die sowohl an öffentliche Auftraggeber als auch an Unternehmen aus der Privatwirtschaft liefern, kann es notwendig sein, verschiedene Rechnungsformate parallel zu nutzen. Ältere Programme können hier schnell an Grenzen stoßen.
Eigene MIS-Software jetzt prüfen
Wir empfehlen Druck- und Medienunternehmen, die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfristen anzugehen. Sinnvoll ist eine frühzeitige Prüfung der vorhandenen Software- und IT-Struktur:
- Welches Rechnungsformat wird aktuell genutzt?
- Welche Formate verlangen Kunden bereits heute?
- Kann das bestehende MIS XRechnung und ZUGFeRD erzeugen?
- Können eingehende E-Rechnungen verarbeitet werden?
- Wer prüft Fehler im Rechnungsprozess?
- Welche Abläufe lassen sich im Zuge der Umstellung verbessern?
„Es muss gewährleistet sein, dass die vorhandene MIS-Software E-Rechnungen erzeugen kann“, sagt Sebastian Weyer. Die notwendige Prüfung sollte dabei nicht nur als Pflicht verstanden werden, sondern auch als Gelegenheit, bestehende Prozesse neu zu bewerten.
Gerade bei dauerhaften Kundenbeziehungen lassen sich Rechnungsabläufe, Datenflüsse und Verantwortlichkeiten jetzt sauber überprüfen und weiterentwickeln. Die Umstellung auf E-Rechnung kann damit ein sinnvoller Schritt in Richtung effizienterer digitaler Prozesse werden.
„Die Notwendigkeit der Veränderung sollte nicht als Druck, sondern als Weg in die Zukunft gesehen werden. Dabei helfen wir als PaginaNet gerne“, so Weyer.